Universidades, faculdades e institutos gerem milhares de estudantes, cursos e processos. A OnclickWise junta admissão, acadêmico, secretaria, docentes e financeiro numa plataforma pensada para escala.
No ensino superior tudo acontece em volume e com prazos apertados. Estes são os pontos mais críticos.
Picos de candidaturas
O desafio
Milhares de candidaturas na mesma época, com documentos em email e papel.
Como resolvemos
Candidaturas por etapas, com documentos digitais, conferência pela secretaria e decisão registada.
Requerimentos sem fim
O desafio
Declarações, equivalências e revisões tratadas por email, sem prazo nem responsável.
Como resolvemos
Cada pedido é um processo com fluxo, responsáveis, prazo (SLA) e histórico completo.
Vários campus, sistemas diferentes
O desafio
Cada faculdade com as suas folhas e a reitoria sem visão global.
Como resolvemos
Uma plataforma com unidades, cursos e equipas próprias e indicadores consolidados.
Contas e acessos
O desafio
Estudantes e docentes com palavras-passe diferentes para cada sistema.
Como resolvemos
Login único com a conta institucional (OIDC, SAML ou LDAP) e permissões por perfil.
Módulos para o ensino superior
Da candidatura ao diploma, em detalhe
Módulos que trabalham sobre os mesmos dados de estudantes, cursos e docentes.
01 · Do candidato ao estudante matriculado
Candidaturas e admissão
Gira as épocas de candidatura com um processo claro: registo, documentos, conferência, aprovação e matrícula, com o estado de cada candidato sempre visível.
O que faz
Candidaturas por curso, unidade e ano letivo
Etapas com regras: documentação, conferência, aprovação
Documentos digitais validados pela secretaria
Conversão em estudante e matrícula no curso
Painel com candidaturas por estado e por curso
Resultado: Épocas de candidatura sem filas nem documentos perdidos.
02 · Cursos, planos, turmas, horários e pautas
Gestão acadêmica
Estruture a oferta formativa por unidade: cursos, anos curriculares, disciplinas, turmas e horários, com avaliação e pautas por período.
O que faz
Cursos e programas por unidade e ano letivo
Disciplinas, turmas e distribuição de docentes
Horários por turma, docente e sala
Frequência, avaliações e lançamento de notas
Pautas, certificados e histórico do estudante
Calendário acadêmico e períodos de avaliação
Resultado: Oferta formativa organizada e pautas publicadas a tempo.
03 · Requerimentos com fluxo e prazos
Secretaria e processos
Transforme cada pedido do estudante num processo rastreável: quem trata, em que etapa está, quanto tempo falta e o que já foi decidido.
O que faz
Modelos de processo prontos (declarações, transferências, revisões…)
Etapas, responsáveis e prazos (SLA) por processo
Checklists, anexos e decisões registadas
Pedidos feitos pelo estudante no portal
Arquivo digital e auditoria de cada processo
Resultado: Prazos cumpridos e estudantes a saber sempre o estado do seu pedido.
04 · Corpo docente, documentos e serviço
Docentes
Gira o corpo docente de todas as faculdades: dados, graus acadêmicos, documentação obrigatória, contratação e distribuição de serviço.
O que faz
Ficha do docente com graus e áreas
Processo documental com prazos e alertas
Contratação e onboarding por etapas
Distribuição de disciplinas e carga letiva
Ligação ao RH, ponto e folha de pagamento
Resultado: Corpo docente documentado e serviço distribuído sem folhas paralelas.
05 · Faculdades, polos e redes
Campus e unidades
Represente a estrutura real da instituição: campus, faculdades e polos, cada um com os seus cursos, níveis e equipa, sob a mesma gestão.
O que faz
Unidades por tipo, natureza e localização
Níveis de ensino e cursos por unidade
Equipas e permissões por unidade
Redes de instituições na mesma conta
Indicadores por unidade e consolidados
Resultado: Autonomia para cada faculdade e visão global para a reitoria.
06 · Propinas, emolumentos, bolsas e cobrança
Propinas e financeiro
Controle a receita acadêmica: planos de propinas, emolumentos de serviços, bolsas e descontos, cobranças e inadimplência, ligados à contabilidade.
O que faz
Planos de propinas por curso e ano
Emolumentos por serviço acadêmico
Bolsas e descontos com aprovação
Faturas, recebimentos e conciliação bancária
Gestão de inadimplência e bloqueios
Ligação à contabilidade e tesouraria
Resultado: Receita previsível e situação financeira de cada estudante sempre clara.
07 · Cursos, conteúdos e aulas ao vivo
Ensino online
Ofereça disciplinas híbridas ou cursos a distância com conteúdos, aulas ao vivo e acompanhamento do progresso de cada estudante.
O que faz
Cursos com módulos, vídeos e materiais
Aulas ao vivo por videochamada
Progresso por conteúdo e por curso
Ligação às turmas e disciplinas
Acesso pelo portal do estudante
Resultado: Ensino a distância integrado na vida acadêmica, sem plataformas soltas.
08 · Estudante e docente
Portais
Estudantes consultam horários, notas, propinas e pedidos; docentes lançam frequência e notas e comunicam com as turmas.
O que faz
Portal do estudante com notas, horário e propinas
Pedidos à secretaria pelo portal
Portal do docente com turmas e lançamentos
Mensagens, comunicados e mural
Acesso pelo computador e telemóvel
Resultado: Menos idas à secretaria e mais autonomia para estudantes e docentes.
09 · Sucesso, abandono e receita
Indicadores
Painéis para reitoria e direções: candidaturas, aprovação, abandono, receita e processos, por curso, unidade e ano letivo.
O que faz
Candidaturas e matrículas por curso
Taxas de aprovação e abandono
Receita, cobrança e inadimplência
Processos por estado e prazo
Relatórios exportáveis
Resultado: Planeamento acadêmico e financeiro com dados de toda a instituição.
10 · SSO, perfis, sessões e auditoria
Acessos e segurança
Ligue a plataforma ao diretório da instituição e controle quem acede a quê, de onde e quando.
O que faz
Login único por OIDC, SAML ou LDAP
Perfis e permissões por área e unidade
Sessões por dispositivo com revogação remota
Auditoria de acessos, falhas e alterações
Política de acesso definida pela instituição
Resultado: Uma conta por pessoa e acessos auditáveis em toda a instituição.
Incluído na plataforma
A base que acompanha todos os módulos
Módulos à medida
Ative só o que a sua organização usa e acrescente módulos quando crescer, sem migrar dados.
Multi-país e multi-idioma
Português, espanhol, francês e inglês, com a moeda, o fuso e as regras fiscais de cada país.
Na nuvem ou nos seus servidores
Use em SaaS ou instale na sua infraestrutura, com os mesmos módulos e atualizações.
Acesso seguro
Perfis e permissões por área, login único (SSO), sessões por dispositivo e auditoria de acessos.
Comunicação integrada
Chat, grupos, videochamadas, mural e notificações dentro da mesma plataforma.
Workspace
Drive com partilha, documentos colaborativos com versões e histórico de alterações.
